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出口企业应备案的单证属于电子数据或无纸化的，怎样备案？
发布日期：2022-04-14 09:46 来源：厦门税务
出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；
出口货物装货单；
出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。”
若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。
上述依据：《国家税务总局关于发布〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉的公告》（国家税务总局公告2012年第24号）第八条第四项
但在实际出口业务中有些出口企业并未签订书面购销合同，而是签订口头合同、电子合同，这种情况要怎么进行单证备案呢？
对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：
（一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。
对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证，加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。
（二）除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时，应按税务机关要求如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。
所以外贸企业注意：即使是口头合同也要及时按照规定进行备案，以免影响后续退税。
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